توسعه خدمات غیرحضوری در دفاتر اسناد رسمی
در تحولی نوین در عرصه خدمات ثبتی کشور، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گام‌های مهمی در راستای تسهیل و تسریع امور مربوط به تنظیم اسناد برداشته است. بر اساس اظهارات معاونت امور اسناد رسمی این سازمان در تاریخ سی‌ام فروردین‌ماه سال ۱۴۰۴، بر اساس توسعه خدمات غیرحضوری در دفاتر اسناد رسمی تنظیم برخی از اسناد، به ویژه «گواهی امضا»، از این پس به صورت غیرحضوری امکان‌پذیر خواهد شد. این اقدام که در راستای اجرای قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول صورت می‌گیرد، نویدبخش تغییرات بنیادین در نحوه تعامل شهروندان با دفاتر اسناد رسمی است.
قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول، به عنوان یک گام اساسی در جهت ساماندهی بازار املاک و مستغلات کشور، مزایای گوناگونی را به همراه دارد. یکی از مهم‌ترین این مزایا، مکانیزه و هوشمند شدن فرایند دریافت کلیه حقوق دولتی و عمومی مرتبط با معاملات است. این امر نه تنها از بروز هرگونه تخلفات مالی نظیر دریافت مبالغ مازاد جلوگیری می‌کند، بلکه فرآیند انجام معاملات را نیز تسریع می‌بخشد. با این حال، تحقق کامل این اهداف ارزشمند مستلزم ایجاد و توسعه زیرساخت‌های ارتباطی کارآمد میان دستگاه‌های ذی‌ربط و سامانه جامع ثبت اسناد و املاک کشور است.
سید صادق سعادتیان، معاون امور اسناد رسمی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، در تشریح وضعیت توسعه خدمات غیرحضوری در دفاتر اسناد رسمی اظهار داشت که از همان ابتدای لازم‌الاجرا شدن آن، بسترهای لازم برای تنظیم قراردادها در دفاتر اسناد رسمی برای عموم شهروندان فراهم شده است. بر این اساس، افراد می‌توانند به منظور انجام معاملات مربوط به اموال منقول و غیرمنقول که دارای سند مالکیت معتبر هستند، مستقیماً به دفاتر اسناد رسمی مراجعه نمایند.
راهکار سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برای تسهیل امور ثبتی
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در راستای تسهیل امور ثبتی و توسعه خدمات غیرحضوری در دفاتر اسناد رسمی، گام‌های مهمی برای ارائه خدمات غیرحضوری برداشته است. معاون امور اسناد رسمی این سازمان اعلام کرد که تنظیم برخی اسناد، از جمله «گواهی امضا»، به صورت غیرحضوری امکان‌پذیر خواهد شد. این اقدام در پی اجرای قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول صورت می‌گیرد.
قانون مذکور با هدف ساماندهی بازار املاک، مزایایی نظیر الکترونیکی و هوشمند شدن وصول حقوق دولتی و تسریع معاملات را به همراه دارد. تحقق این مزایا نیازمند ایجاد زیرساخت‌های ارتباطی مناسب با سامانه ثبت اسناد است.
سید صادق سعادتیان با اشاره به اجرای این قانون، از فراهم شدن امکان تنظیم قراردادها در دفاتر اسناد رسمی برای معاملات اموال منقول و غیرمنقول دارای سند مالکیت خبر داد. تاکنون تعداد قابل توجهی قولنامه و تعهد به بیع قولنامه تنظیم شده است. سامانه محور بودن این قانون، امکان بررسی اهلیت و محدودیت‌های طرفین معامله را فراهم کرده و به ارتقای بهداشت حقوقی و کاهش پرونده‌های قضایی کمک می‌کند.
وی همچنین به هوشمندسازی وصول حقوق دولتی و جلوگیری از تخلفات مالی اشاره کرد. این امر مستلزم همکاری دستگاه‌های مربوطه در ایجاد زیرساخت‌های ارتباطی است. الکترونیکی بودن استعلامات و پاسخ آنی به دفاتر اسناد رسمی نیز از دیگر مزایای این قانون و توسعه خدمات غیرحضوری در دفاتر اسناد رسمی است. انتظار می‌رود با همکاری سایر دستگاه‌ها، شاهد کاهش اختلافات ملکی، شفافیت معاملات و افزایش امنیت اجتماعی باشیم. بر اساس این قانون، تنها سند رسمی ثبت شده در دفتر املاک معتبر خواهد بود.
سعادتیان بر نقش مهم دفاتر اسناد رسمی و ضرورت تکریم ارباب رجوع تأکید کرد. رتبه‌بندی دفاتر بر اساس شاخص‌هایی نظیر رعایت حقوق مردم و تعرفه‌های قانونی انجام می‌شود و نتایج آن به صورت الکترونیکی در اختیار مراجعین قرار می‌گیرد. در صورت تخلف سردفتران، برخورد قانونی صورت خواهد گرفت.
در خصوص توسعه خدمات غیرحضوری در دفاتر اسناد رسمی شیوه‌نامه رتبه‌بندی دفاتر ابلاغ شده و رتبه هر دفتر در آن نصب خواهد شد. همچنین، از سردفتران و دفتریاران برتر تقدیر می‌شود. در خصوص دفاتر ازدواج و طلاق نیز با تصویب شیوه‌نامه و ایجاد کانون‌های صنفی، هماهنگی با سازمان ثبت و قوه قضاییه بهبود خواهد یافت.
خلاصه قانون توسعه خدمات غیرحضوری در دفاتر اسناد رسمی
در نهایت، سعادتیان با اشاره به اولویت توسعه خدمات غیرحضوری در دفاتر اسناد رسمی، از تدوین شیوه‌نامه خدمات غیرحضوری برای انجام غیرحضوری گواهی امضا و تنظیم برخی اسناد نظیر تعهدات دانشجویی خبر داد و پیش‌بینی کرد این اقدامات در هفته قوه قضاییه به بهره‌برداری برسند. این تحولات در راستای ارائه خدمات کارآمدتر به شهروندان صورت می‌گیرد.
در پایان سخنان خود، معاون امور اسناد رسمی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با اشاره مجدد به قانون الزام ثبت رسمی معاملات، تأکید کرد که اولویت اصلی این سازمان در سال جاری، توسعه خدمات غیرحضوری در دفاتر اسناد رسمی به شهروندان خواهد بود. بر همین اساس و در راستای تأکیدات ریاست محترم قوه قضاییه، دستورالعملی تحت عنوان شیوه‌نامه خدمات غیرحضوری در حال تدوین است تا امکان انجام غیرحضوری فرآیندهایی نظیر گواهی امضا در دفاتر اسناد رسمی فراهم شود. همچنین، تنظیم غیرحضوری اسنادی که نیازی به حضور فیزیکی طرفین ندارند، مانند تعهدات دانشجویی، نیز در دستور کار قرار دارد و پیش‌بینی می‌شود این اقدامات مهم در هفته قوه قضاییه به بهره‌برداری برسند. این تحولات نشان‌دهنده رویکرد نوین سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در جهت توسعه خدمات غیرحضوری در دفاتر اسناد رسمی به شکل سهل‌تر، سریع‌تر و کارآمدتر به شهروندان است.
